Omgaan met BTW als ZZP'er: Alles wat Je Moet Weten
Als zzp’er is het belangrijk om goed om te gaan met btw. De belasting op toegevoegde waarde (btw) is iets waar je zowel bij je verkoop- als inkoopfacturen mee te maken krijgt. Maar wat zijn nu precies de regels, en waar moet je op letten? In deze blog leggen we het je stap voor stap uit, zodat jij je btw-administratie altijd op orde hebt.
BTW op Verkoopfacturen
Als zzp’er moet je btw rekenen op de producten of diensten die je verkoopt, tenzij je onder de kleineondernemersregeling (KOR) valt. Maar er zijn verschillende soorten btw-tarieven en situaties, zoals het hoge en lage btw-tarief, of btw-verlegging. We bespreken de belangrijkste verschillen.
1. Het hoge btw-tarief (21%)
In Nederland geldt een standaard btw-tarief van 21%. Dit tarief is van toepassing op de meeste producten en diensten die je als zzp’er verkoopt. Denk aan adviesdiensten, technische installaties, of softwareontwikkeling.
Voorbeeld: Je levert adviesdiensten en stuurt een factuur van €1.000 aan een klant. De btw die je op deze factuur moet vermelden is 21%, oftewel €210. Je totaalbedrag wordt dan €1.210.
2. Het lage btw-tarief (9%) en vrijgestelde btw-tarief
Voor sommige producten en diensten geldt het lage btw-tarief van 9% of het vrijgestelde btw-tarief. Het verlaagde 9%-tarief geldt bijvoorbeeld voor bepaalde voedingsmiddelen, kappersdiensten en boeken. Diensten in de zorg vallen veelal onder het vrijgestelde tarief.
3. Btw-verlegd
In sommige sectoren, zoals de bouw, schoonmaak, en IT-diensten, kan de btw worden verlegd. Dit betekent dat je geen btw op je factuur hoeft te vermelden, maar dat de btw-aangifte wordt “verlegd” naar de klant. Dit komt vaak voor bij het werken met andere bedrijven of in onderaanneming.
Voorbeeld: Stel, je werkt als zzp’er in de bouwsector en voert een klus uit voor een aannemer. In dit geval wordt de btw verlegd, en factureer je bijvoorbeeld €5.000 zonder btw. De aannemer draagt dan de btw af aan de Belastingdienst.
4. De margeregeling
De margeregeling is een speciale regeling voor handelaren in tweedehands goederen, kunst, antiek en verzamelobjecten. Onder de margeregeling hoef je geen btw te betalen over de verkoopprijs, maar alleen over de winstmarge (het verschil tussen de inkoop- en verkoopprijs). Deze regeling voorkomt dat er dubbel btw wordt betaald: eerst bij de oorspronkelijke aankoop en later bij de doorverkoop.
Voorbeeld: Je koopt een tweedehands fiets in voor €200 en verkoopt deze voor €300. In dit geval hoef je geen btw te berekenen over de €300, maar alleen over de marge van €100. Dit betekent dat je over die €100 btw moet betalen. Bij het hoge btw-tarief van 21% bedraagt de btw dan €21.
Het is belangrijk om te weten dat de margeregeling niet vrijwillig is; als je in aanmerking komt voor de regeling, moet je deze toepassen.
BTW op Inkoopfacturen
Net zoals je btw rekent op je verkoopfacturen, betaal je btw over de producten en diensten die je zelf inkoopt voor je bedrijf. Deze betaalde btw kun je in veel gevallen terugvragen in je btw-aangifte. Maar niet alle btw is terug te vorderen, dus het is belangrijk om te weten wanneer dit wel of niet kan.
1. Btw terugvorderen
De btw die je betaalt over zakelijke kosten, zoals kantoormateriaal, apparatuur, en zakelijke huur, kun je in de meeste gevallen terugvragen van de Belastingdienst. Dit wordt ook wel de voorbelasting genoemd.
Voorbeeld: Je koopt een laptop voor je bedrijf voor €1.000 exclusief btw. De btw bedraagt €210 (21%). Deze €210 kun je terugvorderen bij je volgende btw-aangifte.
2. Uitzonderingen: niet-aftrekbare btw
Er zijn situaties waarin je de betaalde btw niet kunt terugvorderen, ook al maak je de uitgave voor je bedrijf. Enkele veelvoorkomende uitzonderingen zijn:
- Maaltijden en drank: Btw op eten en drinken voor jezelf of personeel kun je vaak niet terugvorderen, tenzij het gaat om maaltijden voor klanten tijdens bijvoorbeeld zakelijke besprekingen.
- Relatiegeschenken: Als je relatiegeschenken koopt van meer dan €227 per persoon per jaar, kun je de btw daarop niet terugvragen.
- Auto van de zaak met privégebruik: Als je een auto van de zaak hebt die je ook privé gebruikt, kun je niet alle btw over de autokosten terugvorderen. Hiervoor moet je een correctie toepassen bij je btw-aangifte, afhankelijk van hoeveel je de auto privé gebruikt.
Voorbeeld: Stel, je hebt een zakelijke lunch met een klant en betaalt €50 inclusief btw. De btw op maaltijden is 9%, dus de btw bedraagt €4,13. Deze btw kun je niet terugvorderen, omdat het een uitgave is voor eten en drinken.
BTW-aangifte: Zo Houd je het Overzicht
De btw die je hebt ontvangen op je verkoopfacturen (omzetbelasting) en de btw die je hebt betaald op je inkoopfacturen (voorbelasting), geef je op bij je btw-aangifte. Het verschil tussen de twee moet je afdragen aan de Belastingdienst, of krijg je terug als je meer btw hebt betaald dan ontvangen. Om het jezelf makkelijker te maken, is het slim om alle btw-aangiftes goed bij te houden in een boekhoudsysteem of samen te werken met Finance4ZZP!
Hopelijk heb je nu een duidelijk beeld van hoe je als zzp’er met btw omgaat. Het lijkt soms wat ingewikkeld, maar met de juiste kennis en tools wordt het al snel een stuk makkelijker. Heb je nog vragen of hulp nodig bij je btw-aangifte? Neem gerust contact op met Finance4zzp BV. Wij staan klaar om je te helpen!