De Belangrijke Eisen voor Jouw Administratie als ZZP’er
Als zelfstandig ondernemer komt er veel op je af, en administratie is misschien niet het meest spannende onderdeel van je werk, maar het is wel essentieel. Een goede administratie bijhouden zorgt niet alleen voor overzicht, maar voorkomt ook problemen met de Belastingdienst. Maar wat zijn nu eigenlijk de eisen waar jij aan moet voldoen?
1. Facturen opstellen en bewaren
Als zzp’er ben je verplicht om facturen op te stellen voor elke opdracht die je uitvoert. Deze facturen moeten aan een aantal wettelijke eisen voldoen. Denk aan het vermelden van je btw-nummer, KvK-nummer, factuurnummer, en natuurlijk de gegevens van je klant. En vergeet niet om duidelijk te zijn over de betalingstermijn. Het is verstandig om een vaste template te gebruiken, zodat je niets over het hoofd ziet.
Daarnaast ben je verplicht om al je facturen, zowel inkomend als uitgaand, minimaal zeven jaar te bewaren. Dit geldt ook voor digitale facturen. Gelukkig zijn er veel handige boekhoudprogramma’s waarmee je dit eenvoudig kunt doen.
2. Uitgaven en bonnen verzamelen
Niet alleen je inkomsten moet je bijhouden, maar ook je uitgaven. Denk aan je zakelijke abonnementen, de laptop die je hebt aangeschaft, of de lunch die je met een klant hebt gehad. Voor al deze uitgaven moet je een bon of factuur bewaren. Dit geeft inzicht in je kosten én zorgt ervoor dat je ze kunt aftrekken van de belasting.
Net als bij je facturen geldt: bewaar je bonnen goed. Een handig systeem is om je bonnen meteen digitaal te bewaren, bijvoorbeeld door ze te fotograferen met een app. Zo raak je niets kwijt.
3. Btw-aangifte doen
Als je ondernemer bent, moet je periodiek btw-aangifte doen, meestal per kwartaal. Dit betekent dat je de btw die je hebt ontvangen van je klanten moet afdragen aan de Belastingdienst, maar je mag ook de btw die je hebt betaald voor zakelijke kosten terugvragen. Dit heet de voorbelasting.
Zorg ervoor dat je tijdens het kwartaal al je facturen en uitgaven netjes bijhoudt, zodat de aangifte soepel verloopt. Veel zzp’ers gebruiken een boekhoudprogramma om dit automatisch te laten berekenen.
4. Boekhouden voor dummy’s
Zorg er wel voor dat je weet wat je doet als je de boekhouding zelf verzorgt of laat een professional meekijken. Weet jij bijvoorbeeld het verschil tussen kosten en investeringen en indien je een investering activeert hoe je moet afschrijven? Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor een correcte administratie.
5. Jaarrekening en winstberekening
Aan het einde van het jaar maak je de balans op. Hoeveel heb je verdiend, en hoeveel heb je uitgegeven? Deze winst- en verliesrekening geeft je inzicht in hoe goed je het hebt gedaan dat jaar. Voor zzp’ers zonder personeel is een uitgebreide jaarrekening niet verplicht.
6. Gebruik maken van een auto voor de zaak
Gebruik je een auto voor je werk? Denk twee keer na en verdiep je in de regelgeving. Lees voor tips onze separate blog over de auto van de zaak. Je kunt de auto zakelijk zetten of privé en je kunt kiezen voor een kilometerregistratie of bijtelling.
Waarom is een goede administratie belangrijk?
Het bijhouden van je administratie is niet alleen een wettelijke verplichting, maar het geeft je ook waardevolle inzichten in de gezondheid van je bedrijf. Bovendien kun je door een goede administratie sneller schakelen bij de belastingaangiftes en voorkom je stress en boetes.
Met een heldere, goed georganiseerde administratie heb je niet alleen rust in je hoofd, maar ook grip op je bedrijf. Mocht je hulp nodig hebben bij jouw administratie of belastingaangifte, neem dan gerust contact op met ons bij Finance4zzp BV. We helpen je graag verder!